Förstudiens krav – så långt har diariet kommit

Systemet ska ha inbyggd e-arkivfunktion som möjliggör leverans av information till kommunens e-arkiv i enlighet med tillämpliga förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) och arkivlagens krav.

Systemet ska möjliggöra sökning i e-arkiverat material med motsvarande sökfunktionalitet som i aktivt diariesystem, inklusive fritextsökning och sökning på metadata.

Systemet ska stödja automatisk konvertering av handlingar till godkänt bevarandeformat (PDF/A-1b eller PDF/A-2b) vid arkivering samt till tillgänglig PDF för webbanvändning i enlighet med dos-lagens krav.

Systemet bör kunna integreras mot ett framtida kommunalt e-arkiv och stödja standardiserade leveransformat och API-gränssnitt för detta ändamål.

Systemet ska stödja ärendets fullständiga livscykel från inkommen handling till beslut, expediering och avslut, med möjlighet att följa ärendestatusen i realtid.

Systemet ska stödja enkel digital expediering av ärenden och beslut internt och externt, med automatisk koppling till ärendet och logg över expedieringsåtgärder.

Systemet ska stödja att inkommande e-post och digitala inlämningar via e-tjänst automatiskt skapar ärenden och kopplar svar med samma ämnesrubrik till befintligt ärende utan manuell hantering.

Systemet ska ha stöd för korrekt hantering av ärenden som rör enskilda hos socialnämnd, vård- och omsorgsnämnd och individutskott, med nödvändig sekretesshantering och åtkomstkontroll.

Systemet bör stödja konfigurerbara handläggningsflöden per ärendetyp, inklusive möjlighet att definiera olika inlämningstjänster och processvägar för respektive ärendekategori.

Systemet bör möjliggöra att medborgare som använder kommunens e-tjänster kan följa sitt ärendes status i realtid via e-tjänstportalen utan att behöva kontakta kommunen.

Systemet ska automatiskt skicka notifieringar till ansvarig handläggare för ärenden som inte avslutats inom konfigurerbara tidsgränser (antal månader).

Allt som en användare kan utföra i systemets grafiska gränssnitt ska även vara möjligt att utföra via systemets öppna API, utan funktionell begränsning.

Systemet ska ha en standardiserad och automatiserad integration mot kommunens e-tjänstplattform som möjliggör att inkommande e-tjänsteärenden skapar ärenden och diarieför handlingar direkt utan manuell hantering, med korrekt metadataöverföring.

Systemets klassificering och metadata ska exponeras på ett standardiserat och maskinläsbart sätt som möjliggör mappning och integrering mot andra verksamhetssystem.

System som är identifierade som diarieringspliktiga källsystem bör kunna automatisera diarieföringen via API-integration mot diariet utan manuell hantering.

Systemet bör ha en automatiserad integration mot kommunens säkra digitala brevlådetjänst (secure mailbox) för mottagning och expediering av skyddad digital post.

Systemet bör erbjuda integration mot nationellt fastighetsregister för att möjliggöra automatisk koppling av ärenden till fastigheter och minskning av manuell kontroll.

Systemet bör erbjuda möjlighet att integrera kartlager (t.ex. Trafikverkets kartdata) för att visualisera geografiska gränser kopplade till ärenden.

Systemet bör ha en öppen och dokumenterad arkitektur som möjliggör successiv utökning av integrationer mot kommunens övriga verksamhetssystem utan krav på systemuppgradering.

Systemet bör erbjuda AI-stödd sökfunktion som möjliggör semantisk sökning i diariet och justerade protokoll med hög träffsäkerhet, inklusive möjlighet att filtrera på exakt träffmängd.

Systemet bör erbjuda inbyggt AI-stöd för skrivstöd, klarspråksgranskning och sammanfattning av handlingar, med möjlighet för redaktörer att granska och godkänna AI-genererat innehåll.

Systemet bör erbjuda AI-stödd sekretessbedömning av handlingar med automatisk identifiering av sekretessgrundande uppgifter, angivande av relevant lagstöd och möjlighet till manuell granskning och överstyring av AI:ns bedömning.

Systemet bör ha inbyggt stöd för maskning av personuppgifter och sekretessbelagd information i handlingar, med bevarande av originalhandlingen intakt i systemet och möjlighet till manuell granskning av maskningsförslag.

Systemet bör möjliggöra AI-stödd sökning för att identifiera om en sökande organisation eller person tidigare beviljats bidrag eller stöd från kommunen, för att stödja handläggarens beslutsunderlag.

Systemet bör ha stöd för en konfigurerbar processmotor för automatisering av handläggningsflöden, med möjlighet att integrera maskininlärnings- och AI-funktioner via öppna gränssnitt (t.ex. MCP-server).

Systemet ska stödja sekretessmarkering på ärendenivå och dokumentnivå med automatisk sekretessöverföring till nya och befintliga handlingar i ärendet. Handläggare ska kunna häva sekretess manuellt efter prövning.

Systemet ska möjliggöra sekretesshantering på punkt- och ärendenivå, så att specifika ärenden (t.ex. bygglovsvitesärenden) kan undantas från publicering utan att hela protokollet påverkas.

Systemet ska stödja att protokoll från angivna nämnder eller utskott (t.ex. individutskott) aldrig publiceras automatiskt, med konfigurerbar publiceringsregel per nämnd och protokollstyp.

Systemet ska säkerställa att information som hanteras via API-integrationer omfattas av samma åtkomstkontroll, loggning och sekretessregler som information i det grafiska gränssnittet.

Systemet ska uppfylla kommunens informationssäkerhetspolicy och gällande lagkrav avseende åtkomstkontroll, kryptering, loggning och incidenthantering.

Systemet ska möjliggöra att behöriga användare skapar och förvaltar egna dokumentmallar (Word-format) utan krav på leverantörsinblandning.

Systemet bör levereras med ett bibliotek av färdiga tjänsteskrivelsemallar för kommunens vanligaste återkommande beslutsärenden, med möjlighet att anpassa mallarna till kommunens grafiska profil.

Systemets dokumentstrukturer och ärendekategorier ska ha standardiserade rubriker kopplade till klassificeringssystemet för att säkerställa enhetlig metadata och underlättat sökande.

Systemet bör ha stöd för serverbaserad textproduktion och dokumentgenerering som minskar beroende av klientinstallationer av proprietär programvara som Microsoft Word.

Systemet bör stödja Markdown som standardformat för textproduktion som ett alternativ till proprietära dokumentformat.

Systemet ska stödja ett sammanhängande flöde från ärendehantering via mötesadministration till publicering av kallelser, handlingar och justerade protokoll på kommunens webbplats och officiella anslagstavla.

Systemet ska automatiskt publicera justerade protokoll på kommunens officiella digitala anslagstavla med korrekt anslagningstid och datum, i enlighet med kommunallagens krav.

Publicerat material (protokoll, handlingar, beslut) ska uppfylla WCAG 2.1 nivå AA vid publicering på webben, med stöd för automatisk tillgänglighetsgranskning innan publicering.

Systemets metadata och klassificering ska exponeras i ett standardiserat och maskinläsbart format som möjliggör automatisk mappning mot integrerande verksamhetssystem utan manuell konfiguration per integration.

Systemet ska möjliggöra sömlös informationsöverföring mellan integrerade system utan krav på manuell dubbel-inmatning av information, varken för handläggare eller medborgare.

Systemet ska ha en integrerad koppling mot kommunens informationshanteringsplan (IHP) och fastställda rutiner, processer och gallringsbeslut, så att dessa är sökbara och tillämpliga direkt i handläggningsflödet.

Systemet bör stödja ett konfigurerbart årshjul för återkommande dokument och processer, med automatiska notifieringar till ansvarig när ett dokument eller en process ska revideras.

Systemet bör i möjligaste mån stödja öppna standardformat för dokumentproduktion och datalagring för att minska beroende av proprietära format och leverantörslåsning.

Systemet bör ha en flexibel och kraftfull dokumentkonverterare som hanterar ett brett spektrum av indataformat och konverterar till godkända utdataformat utan kvalitetsförlust.

Kommunen bör ha rätt och teknisk möjlighet att egenutveckla tilläggsfunktioner och integrationer via systemets öppna API utan krav på leverantörens medverkan, och leverantören ska säkerställa att API:et är stabilt och versionshanterat.

Leverantören ska tillhandahålla en förvaltningsplan och en process för löpande uppdatering av systemet i takt med förändringar i lagstiftning och myndighetskrav, med dokumenterad kommunikationsplan mot kund.

Systemet ska stödja en obruten digital kedja från tjänsteskrivelse och beslutsunderlag, via kallelse och möteshandlingar, till justerat protokoll, diarieföring och expediering av beslut – utan manuella överlämningar mellan systemsteg.

Systemet ska kunna generera kallelser, mötesböcker och protokoll automatiskt baserat på registrerade ärenden och beslutsunderlag, med stöd för justering och expediering efter beslut.

Systemet bör stödja fungerande styrelsehantering för kommunala bolag med bibehållen diarieföring och korrekt sekretesshantering, parallellt med den politiska nämndprocessen.

Systemet bör automatiskt klassificera ärenden som tillhör nämndsprocessen och fördela dem till korrekt nämnd och ärendetyp baserat på konfigurerbara regler.

Systemet ska vägleda handläggaren genom hela ärendeprocessen och diarielistor med kontextuellt stöd, utan att förutsätta specialistkompetens hos användarna.

Systemet ska följa OAIS-standardens (ISO 14721) krav på informationspaketstruktur från registreringstillfället, inklusive SIP-, AIP- och DIP-paket, för att säkerställa att information kan arkiveras och återanvändas långsiktigt.

Systemet ska stödja paketering av arkivleveranser enligt Riksarkivets FGS-standard (FGS 2.0) med XML-schema, METS-metadatastruktur, C-SIP och S-SIP, samt ta emot leveranskvitto från e-arkivet som bekräftelse på att leveransen genomförts med lyckat resultat.

Systemet ska stödja regelstyrd automatisk arkivleverans baserad på KLASSA-klassificering och ärendestatus, med konfigurerbara regler som triggar leverans vid ärendeavslut.

Systemet ska säkerställa att ärenden kan avslutas på ett strukturerat sätt med nödvändig metadata och handlingar på plats för att möjliggöra e-arkivleverans utan manuella kompletteringar.

Systemet ska automatiskt konvertera handlingar av olika filformat till fullt läsbara format utan manuell hantering, och bibehålla klassificering och metadata genom konverteringen.

Systemet ska kunna särskilja olika arkivbildare och myndigheter så att varje organisations handlingar hanteras separat med korrekt arkivansvar och behörighetsstyrning.

Systemet ska uppfylla Riksarkivets samtliga föreskrifter för paketering, kvalitetsgranskning och leverans av arkivhandlingar, inklusive kontroll att informationen kan arkiveras och återanvändas.

Systemet ska fånga och lagra administrativa metadata som beskriver handlingens tekniska egenskaper: filformat, filstorlek, skapandedatum, ändringsdatum och versionsinformation.

Systemet ska fånga och lagra beskrivande metadata per handling och ärende: titel, beskrivning, skapare/författare, ärendenummer och handlingstyp.

Systemet ska fånga och lagra ursprungsmetadata som dokumenterar handlingens proveniens: skapare, tidpunkt för upprättande och organisatorisk tillhörighet.

Systemet ska fånga och lagra kontextuella metadata som säkerställer spårbarhet, ägande och förvaltning: avdelning, myndighet, process och aktivitet kopplad till handlingen.

Systemet ska lagra metadata som möjliggör verifiering av handlingens autenticitet, fullständighet och integritet, inklusive kontrollsummor eller motsvarande tekniska mekanismer för att detektera obehöriga ändringar.

Systemet ska ha audit trail på förändringar som görs av behörig användare för att säkerställa proveniens - mängduppdateringar som görs vid exempelvis justeringar/ byten av klassificeringsscheman ska vara spårbara.

Systemet ska automatiskt fånga registreringsmetadata vid inkomst och upprättande: datum, registrerande användare och ärendekopp­ling, utan manuell inmatning.

Systemet ska fånga och lagra dokumenttekniska metadata per fil: unikt ärendenummer, unika dokumentkortsnummer, filnamn, filformat, skapatdatum, ändratdatum, skapat av, ändrat av, filstorlek, nyckelord, språk, titel och sidantal.

Systemet ska fånga och lagra metadata som styr behörighet, bevarandetid och gallringstidpunkt per handling och ärende, kopplat till informationshanteringsplanen.

Systemet ska fånga all metadata som krävs för e-arkivering redan vid registreringstillfället och löpande under ärendehanteringen, utan att handläggaren behöver komplettera vid avslut.

Systemet ska inte använda tekniska scanningsnamn eller systemgenererade filnamn som primära identifierare på filnivå. Handlingar ska identifieras via meningsfulla och strukturerade metadata.

Systemet bör stödja automatisk klassificering av återkommande och regelbara ärenden baserat på konfigurerbara regler, med möjlighet för handläggaren att överpröva klassificeringen.

Systemet ska ha ett inbyggt informationsklassningssystem som kopplar handlingens informationsklass till behörighetsstyrning, bevarandetid och sekretesshantering.

Inkommande svar på expederade handlingar ska automatiskt kopplas till ursprungsärendet om ämnesrubriken är oförändrad, utan manuell hantering.

Systemet ska stödja permanent digital maskning av sekretessbelagd information i handlingar inför utlämnande, med bevarande av originalhandlingen intakt och spårbar i systemet.

Systemet ska vägledas med kontroller och varningar som hindrar att personuppgifter och sekretessbelagd information inkluderas i ärendetitlar och offentliga registerfält.

Arbetsmaterial och utkast ska enbart vara synliga för berörd handläggare och inte registreras som allmänna handlingar förrän de är färdigställda och expedierade.

Systemet bör kunna läsa sekretessmarkeringar och känsliga etiketter från integrerande källsystem (t.ex. Microsoft Information Protection-etiketter i Word) och tillämpa motsvarande skyddsnivå i diariet.

Systemet bör stödja en strukturerad process för att begära tillgång till sekretessbelagda handlingar, med möjlighet för behörig handläggare att bevilja tillfällig åtkomst med loggning.

Systemet ska stödja gallring baserat på informationshanteringsplanen med krav på manuellt ja/nej-beslut per gallringsuppmaning, för att säkerställa mänsklig kontroll av gallringsåtgärder.

Systemet ska säkerställa att även arbetsdokument och utkast tilldelas en grundklassning som möjliggör korrekt gallring eller bevarande vid ärendeavslut.

Systemet ska stödja selektiv gallring av personuppgifter i ett ärende med bevarande av övrig ärendeinformation, för att uppfylla GDPR:s krav på lagringsminimering.

Systemet ska säkerställa att klassificeringen automatiskt styr gallrings- och bevarandebeslut via en absolut spegling av kommunens gällande informationshanteringsplan.

Systemet bör möjliggöra för ingivaren att via e-tjänstportalen följa status på sina egna ärenden, autentiserat med personnummer, BankID eller ärendenummer, med åtkomst enbart till egna ärenden.

Systemet ska ha en sökfunktion som tydligt skiljer allmänna handlingar från utkast och arbetsmaterial, så att både handläggare och allmänheten kan identifiera handlingarnas offentlighetsstatus.

Systemet ska stödja expediering och utlämnande av handlingar som inkluderar objekt och bilagor kopplade till andra ärenden, med korrekt sekretessprövning per objekt.

Organisationen ska säkerställa att tillräcklig kompetens för insyn, sekretessbedömning och utlämnande alltid finns tillgänglig, även vid ledigheter och frånvaro, som ett kompletterande organisatoriskt krav till systemstödet.

Systemet ska kunna driftsättas antingen on-premise eller i en EU-baserad molnleverantör. Molnalternativet är att föredra för att reducera intern driftsbelastning, förutsatt att informationssäkerhets- och suveränitetskrav uppfylls.

Systemet får inte använda Oracle-databas som underliggande databasmotor, för att undvika licenskostnader och leverantörslåsning.

Systemet ska uppfylla NIS2-direktivets säkerhetskrav, Riksarkivets FGS-paketstruktur 2.0 och European Interoperability Framework, samt implementera OpenAPI 3.x för leverantörsoberoende integration.

Följande integrationer och funktioner ska vara driftsatta vid systemets produktionsdriftsättning (Dag 1): e-postintegration, politikermodul, e-signering, koppling direkt mot epost-applikation, e-arkivintegration, metadatakoppling, behörighetsstyrning, klassificeringsstruktur och AD-integration.

Efter produktionsdriftsättning bör systemet successivt utökas med e-tjänster, synpunktshantering, egna API:er, tjänster och e-signering via etablerade integrationsgränssnitt.

Systemet ska följa kommunens integrationsregler för behörighetsstyrning och sekretessmarkering, med krav på autentisering och behörighetskontroll för samtliga integrationer.

Systemet ska stödja att alla inkommande ärenden och handlingar via kontaktcenter och e-tjänsteportal kan registreras direkt i diariet utan dubbel-inmatning.

Systemet ska stödja snabb och rättssäker handläggning av inkommande förfrågningar med validering av att obligatorisk information finns med, och möjlighet att dela ärendet i e-tjänst eller via e-signering.

Det nya systemet ska bibehålla och importera kommunens befintliga klassificeringsstruktur och koppling till informationshanteringsplanen (IHP) utan att befintliga klassificeringskoder och gallringsregler behöver byggas om.

Det nya systemet ska bibehålla och erbjuda minst motsvarande integration mot epost-applikation och dokumentediteringsapplikation som nuvarande system, inklusive möjlighet att registrera och diarieföra e-post med metadata (namn, tid, avsändare, bilagor) direkt från epost-applikationen utan manuell kopiering.

Det nya systemet ska bibehålla integration mot First Agenda eller motsvarande mötesadministrationssystem för att säkerställa obruten hantering av nämndärenden, kallelser och protokoll.

Leverantören ska tillhandahålla strukturerat introduktionsmaterial och utbildning för nyanställda som täcker systemanvändning, grundläggande diarieringsregler och tillämplig lagstiftning, anpassat för kommunens organisation.

Leverantören bör erbjuda löpande utbildningsinsatser i systemanvändning och relevant lagstiftning (OSL, arkivlagen, GDPR, förvaltningslagen) som en del av förvaltningsåtagandet.

Systemet ska ha rollbaserade användargränssnitt anpassade för kommunens definierade roller: handläggare, chef, registrator och nämndchef, med anpassad vy och funktionalitet per roll utan att användaren behöver navigera i orelevanta funktioner.

Kommunen ska säkerställa att det finns ett tydligt ägarskap och ansvar för informationsstrukturen på chefsnivå, som ett organisatoriskt krav parallellt med systemupphandlingen.

Systemet ska kräva manuell bekräftelse från behörig handläggare eller arkivansvarig innan gallring genomförs, oavsett om gallringen är regelstyrd baserat på klassificeringskoder.

Systemet ska hantera kommunens olika juridiska personer, inklusive kommunala bolag, som separata arkivbildare med egna klassificeringsstrukturer, behörigheter och arkivansvar.

Kommunen ska inte ha ett traditionellt webdiarium utan istället prioritera publicering av tillgänglighetsanpassade PDF-dokument via kommunens organisation och 'Mina sidor', med fokus på medborgarvänlig åtkomst till allmänna handlingar.

Säkerställa att rätt person kommer åt information samt att sekretessbelagd information inte är åtkompligt för obehöriga.